Unsere Arbeit hinter den Kulissen

Hinter jedem erfolgreichen Verein steht ein engagiertes Team, das mit viel Herzblut und Tatkraft dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft. Oft bleibt die Arbeit hinter den Kulissen unsichtbar, doch sie ist das Fundament für den Erfolg. Ob Organisation von Veranstaltungen, Verwaltung von Finanzen oder die Pflege von Vereinsstrukturen – es sind Menschen, die mit ihren Visionen und ihrer Leidenschaft den Verein am Leben halten. Sie investieren ehrenamtlich unzählige Stunden, um den Mitgliedern ein vielfältiges und ansprechendes Angebot zu bieten. Mit ihrem Einsatz schaffen sie eine Gemeinschaft, in der sich alle wohlfühlen und gemeinsam an Zielen arbeiten.


Vereinsführung und Rechtliches

Die Aufgaben der Vereinsführung umfasst das Entwickeln einer Vision, das Setzen von Prioritäten, den Aufbau eines leistungsfähigen Teams und die Sicherstellung der finanziellen Stabilität. Es müssen begrenzte Ressourcen den vielfältigen Möglichkeiten gegenübergestellt werden. Das bedeutet Prioritäten zu setzen und bewusst zu entscheiden, welche Vision umgesetzt wird und was zurückgestellt werden muss.

Aufgaben

Zielsetzung und Leitbild definieren

Nur klare Visionen schaffen Orientierung und dienen als Wegweiser für alle Vereinsaktivitäten


Prioritäten setzen


Strategie und Aufgabenmanagement

Begrenzte Ressourcen, wie Zeit, Geld und Arbeitskraft möglichst optimal einsetzen.

Für alle Aufgaben Handbücher und Leitfäden erstellen lassen für zukünftige Nachfolger.


Mitgliederversammlung organisieren


Rechtlichen Rahmenbedingungen prüfen und umsetzen, wie:

  • Vereinsrecht (Satzung, Mitgliederversammlungen und Beschlüsse)
  • Steuerregelungen (Gemeinnützigkeit nachweisen, prüfen und gegebenenfalls anpassen), 
  • Arbeitsrecht (Arbeitsverträge und Übungsleiter-Vereinbarungen)
  • Haftungen (Mitglieder und Nichtmitglieder, PKW-Einsatz, Veranstaltungen)
  • Nutzungsverträge mit der Stadt
  • Datenschutzbestimmungen 
  • GEMA
  • Sponsoring-Verträge

Verantwortliche

Christoffer Lammers (1. Vorsitzende)

Elke Verse (2. Vorsitzende, Oberturnwartin)

Veronika Krassow (Kassenwartin)

Alexander Bendkowsky (Schriftführer)


Angela Verse-Aprile

(Geschäftsführung / Strategie und Aufgabenmanagement, Rechtliche Rahmenbedingungen prüfen und umsetzen)

Finanzen und Steuern

Ein gut geführter Verein braucht eine solide und transparente Finanzstruktur. Die Verwaltung der Finanzen ist entscheidend für langfristigen Erfolg und Stabilität. Dazu gehören nicht nur Einnahmen und Ausgaben, sondern auch die Einhaltung steuerlicher Vorschriften.


Vereine sind oft auf Mitgliedsbeiträge, Spenden und Fördergelder angewiesen. Sorgfältige Buchführung stellt sicher, dass diese Mittel optimal verwaltet und gesetzliche Pflichten, wie Steuererklärungen, fristgerecht erfüllt werden.


Besonders gemeinnützige Vereine müssen steuerrechtliche Vorschriften genau einhalten. Die Finanzverwaltung stärkt die wirtschaftliche Grundlage und ermöglicht es dem Verein, seine Ziele umzusetzen.

Aufgaben

Finanzplanung, Buchhaltung und Steuern

  • Jahresabschluss und Haushaltsplan (Ist-Analyse erstellen und Investitionen planen)
  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Belegmanagement und Überweisungen
  • Steuererklärungen und Gemeinnützigkeitsprüfung
  • Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen
  • Finanzierungsstrategie und Rücklagenbildung

Finanzierung: Beiträge und Kursgebühren

  • Beitragsordnung prüfen und ggf. anpassen
  • Beitragseinzug der Mitgliedsbeiträge (aktuelle Verwaltungssoftware "Campai")
  • Rechnungen erstellen und versenden 
  • Beiträge von Bildungskarten anfordern
  • Kursgebühren einziehen (aktuelle Kursverwaltungssoftware "Yolawo")
  • REHA-Sport Abrechnungen erstellen, versenden und prüfen (aktuelle Abrechnungssoftware "optadata")
  • Mahnwesen

Finanzierung: Förderprogramme

Förderprogramme werden vom Land, der Kommune, von Stiftungen oder Initiativen über Ausschreibungen ausgerufen. Sie erfordern einen enormen Zeitaufwand.

  • Förderanträge und Fundraising-Stiftungen recherchieren, schreiben und prüfen
  • Reportings für Förderungen erstellen
  • Verwendungsnachweise für gewährte Zuschüsse bearbeiten
  • LSB-Förderung für Trainerinnen mit Lizenzen beantragen

Finanzierung: Spenden

  • Jährlichen Spendenlauf organisieren
  • Spendenbescheinigungen erstellen, unterschreiben lassen und versenden
  • Crowdfunding-Kampagne vorbereiten, durchführen und nachbereiten

Finanzierung: Sponsoring

  • Vereinsprofil erstellen: Ziele / Leitbild
  • Sponsorenpakete erarbeiten / gestalten
  • Sponsoren ansprechen / Gespräche führen
  • bestehende Sponsoren betreuen
  • evtl. Sponsoren-Events organisieren

Versicherungen

  • Versicherungsfälle abwickeln 
  • VBG (Angestellte)
  • ARAG (Mitglieder)
  • VGH (Nichtmitglieder)
  • VGH (PKW-Einsatz)
  • Generali (Sach-/Inhaltsversicherung)
  • Stadt (Gebäudeversicherung)

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile 

(Haushaltspläne, Jahresabschlüsse, Überweisungen, Einzug und Gestaltung Beitrags- und Kursgebühren, Mahnwesen, Versicherungsmanagement)

Susan Böschen (Belegmanagement)

Veronika Krassow (Kassenwartin)

Steuerbüro Klose (Fibu, Lohnbuchhaltung, Steuern)

Peggy Wentzek (Förderprogramme, Spenden, Crowdfunding, Sponsoring)


Personalwesen

Ohne die Menschen, die mit ihrem Engagement - gleich ob ehrenamtlich oder hauptamtlich - im Verein tätig werden, kann unser Verein nicht überleben. Wir wollen also sichergehen, dass wir die richtigen Menschen mit den richtigen Kompetenzen an den richtigen Positionen haben (und die möglichst auch Spaß bei ihrer Arbeit haben.)


Aufgaben

Rekrutierung / Einarbeitung

  • Personalbedarf überblicken
  • Aufgabenpakete erstellen
  • Stellenausschreibungen erstellen
  • Neue potenzielle Trainer*innen ansprechen / Gespräche führen
  • Neue ehrenamtliche ansprechen / Gespräche führen
  • Neue Ehrenamtliche einarbeiten

Verwaltung allgemein

  • Arbeitsverträge oder Übungsleiter-Vereinbarungen erstellen und unterschreiben
  • Datenschutzerklärung, Verhaltenskodex und Schlüsselausgabe dokumentieren
  • Einsatzpläne erstellen
  • Lohnauswertungen versenden und ablegen
  • Stundenzettel kontrollieren und überblicken
  • Personalangelegenheiten (Urlaub, Krankheit, Abstimmungen Lohnbüro

Übungsleitende

  • Trainer*innen-Treffen organisieren
  • Lizenzverlängerungen Trainer*innen kontrollieren / organisieren
  • Teambuilding-Events organisieren
  • Feedback-Gespräch mit Team-Mitgliedern
  • Zufriedenheits-Umfrage anonym durchführen

Weiterentwicklung Team

  • Inhouse-Schulungen organisieren
  • Aus- und Fortbildungen organisieren für Trainer / Anmeldungen vornehmen
  • Aus- und Fortbildungen organisieren für Vorstand

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile 

(Personalmanagement, Fort- und Ausbildungsmanagement)

Sylvia Dymek (Rekrutierung, Stellenausschreibung, Team-Building, Zufriedenheitsmanagement)

Susan Böschen (Vertretungs- und Urlaubsplanung)

Sport- und Trainingsbetrieb

Der Sport- und Trainingsbetrieb bildet das Herzstück unseres Vereins und ist entscheidend für den sportlichen Erfolg und die Zufriedenheit unserer Mitglieder.


Die Planung, Organisation und Durchführung von Trainingseinheiten, Wettkämpfen und Vereinsaktivitäten erfordern Engagement, Fachkenntnisse und eine gute Zusammenarbeit aller.  Dazu Trainerinnen und Trainer, Betreuerinnen und Betreuer sowie weitere Helfer, die alle gemeinsam dafür sorgen, dass ein qualitativ hochwertiges und abwechslungsreiches Angebot für alle Alters- und Leistungsklassen bereitsteht.

Aufgaben

Trainingsbetrieb

  • Trainingszeiten organisieren und planen
  • Hallenzeiten / Sportstätten beantragen (Nolis)
  • Anmeldeportal und Sportangebot aktualisieren (Yolawo)

Event Management

  • Planung und Durchführung Auf- und Abbau
  • Helfereinsatz beim Auf- und Abbau planen
  • Materialeinsatz beim Auf- und Abbau
  • Organisation technischer Unterstützung
  • Auf- und Abbau Cafeteria
  • Verpflegung
  • Hygiene-Konzept Corona
  • 1. Hilfe und Rettungsfähigkeit

Einladungsmanagement für Events

  • Kommunikationsplan erstellen und umsetzen
  • Flyer und Plakate erstellen (readymade)
  • auf Website und VereinsApp bewerben (Ionos, Appack)
  • Einladungsmail an Newsletter-Abonnenten versenden (Campai)
  • Event auf Social Media erstellen und einladen

Schulkooperation

  • Schul-AG-Netzwerk aufbauen

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile

(Trainingsbetrieb, Veranstaltungsplan, Einladungsmanagement, Schul-Kooperation)

Susan Böschen (Event-Management)

Nele Kahlau (Event-Management)

Jan-Malte Gerdes (Event-Management) 

Alexander Bendkowsky (Event-Management)

Mandy Willenbrock (Social Media Marketing)

Mitgliedergewinnung und Bindung

Die Verwaltung, Gewinnung und Bindung von Mitgliedern spielen eine zentrale Rolle im erfolgreichen Vereinsleben. Mitglieder sind das Fundament unseres Vereins und sorgen dafür, dass wir unseren sportlichen Auftrag erfüllen können. Eine effiziente Verwaltung der Mitglieder, das Gewinnen neuer Interessenten und die langfristig bestehenden Mitglieder tragen wesentlich zur Stabilität und Weiterentwicklung des Vereins bei.

Aufgaben

Mitgliedergewinnung

  • Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitglieder überlegen
  • Maßnahmen umsetzen (z.B. Flyer, Infostand, Mitglieder werben Mitglieder )
  • Talentsuche

Mitglieder Einführung / Integration

  • Mitgliedsantrag aktualisieren und optimieren 
  • Willkommensbrief versenden
  • Neue Mitglieder einführen in den Verein

Mitgliederverwaltung

  • Dokumentenpflege
  • Mitgliederanfragen bearbeiten 
  • Prüfung Beitragsfreiheit Mitglieder
  • Zahlungseingänge prüfen und anmahnen (siehe Finanzen)
  • Mitgliederanfragen beantworten und E-Mail-Inbox leeren

REHA-Sport Verwaltung

  • Dokumentenpflege (optadat)
  • Beratungsgespräche durchführen
  • Abrechnungen bearbeiten und einreichen (siehe Finanzen)
  • Mitgliederanfragen beantworten und E-Mail-Inbox leeren

Mitgliederzufriedenheit

  • Organisation Elternabende
  • Sommerfest organisieren
  • Mitgliederumfrage durchführen

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile (Mitgliedergewinnung, Verwaltung)

Jan-Malte Gerdes (Mitgliederverwaltung und Integration)

Susan Böschen (Mitgliederverwaltung und Integration)

Alexander Bendkowsky (REHA-Sportverwaltung und Integration)

Sylvia Dymek (Mitgliederzufriedenheit)

Aussendarstellung und Kommunikation

Die Erstellung einer Kommunikationsstrategie  erfordert sorgfältige Planung und Abstimmung, um die Werte, Ziele und Aktivitäten des Vereins klar und ansprechend nach außen zu vermitteln und eine effektive Kommunikation mit den Mitgliedern, Fans, Sponsoren und der Öffentlichkeit sicherzustellen. Dies umfasst die Gestaltung und Pflege von Kommunikationskanälen wie der Website, VereinsApp, Social Media Plattformen und Pressearbeit, als auch die Erstellung von professionellen Fotos, Image Videos oder Newslettern.

Aufgaben

Design Guideline

  • Design Guideline erstellen, aktualisieren und prüfen
  • Kommunikations-Stratgie erstellen und prüfen

Mediathek

  • Aktuelle proffessionelle Fotos organisieren
  • Image-Video erstellen und aktualisieren
  • Bildmaterial ablegen

Präsentationen

  • Allgemeine Vereinspräsentation erstellen und aktualisieren
  • Sponsoring Deck erstellen und aktualisieren

Website (Ionos)

  • Verbesserungen / Änderungen auf der Website vornehmen
  • Auf Google Bewertungen reagieren

VereinsApp (Appack)

  • Verbesserungen / Änderungen auf der Website vornehmen 

Newsletter (campai)

  • Newsletter erstellen und versenden
  • Newsletter lektorieren

Presse

  • Kontakte mit Pressevertreter*innen aufbauen und pflegen
  • Aus- und Rückblicke für Veranstaltungen verfassen
  • Presseberichte prüfen und ablegen

Social Media (Instagram / Facebook)

  • Ausrüstung und Infrastruktur
  • Social Media Inhalte posten / planen
  • Kommentare beantworten / schreiben



Verantwortliche

Angela Verse-Aprile (Website, VereinsApp, Yolawo)

Mandy Willenbrock (Social Media, Design, Präsentation)

Jan-Malte Gerdes (Newsletter und Umfragen)

Alexander Bendkowsky (Presse)

Arne von Brill (Fotos und Videos)


Digitalisierung und IT

Eine gut funktionierende IT-Infrastruktur hilft uns als Verein, Aufgaben, die wir sonst manuell erledigen müßten, von Software -Tools erledigen zu lassen.  Das spart Zeit und Geld. Darüber hinaus ermöglicht sie uns, effizient und flexibel mit unseren Mitgliedern in Kontakt zu treten, 


Es ist wichtig, die Software an unsere individuellen Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich und kosteneffektiv ist.

Aufgaben

Daten

  • Datenschutz-Konzept aktualisieren und pflegen 
  • Daten sichern auf externe Festplatte und Durchführung Backups
  • Daten aufräumen, löschen, neu strukturieren 
  • Zugriffsberechtigungen steuern und prüfen

IT-Infrastruktur

  • Digitalisierungs-Konzept erarbeiten und aktualisieren
  • Neue Software-Programme testen
  • Tools einrichten und Team in Nutzung einführen
  • Automatisierungen einrichten und Tools verknüpfen
  • Auftragsdatenvereinbarungen einholen und ablegen
  • Tool-Übersicht pflegen

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile (Daten und IT-Infrastruktur)



Anlagen und Gebäudemanagement

Das Anlagen- und Gebäudemanagement im Verein umfasst die systematische Planung, Verwaltung und Überwachung von Geräten, Gebäuden und technischen Anlagen, die im Besitz oder unter der Verantwortung des Vereins stehen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Gebäude und Anlagen des Vereins funktionsfähig, sicher, kosteneffizient und nachhaltig betrieben werden.

Aufgaben

Hallen-Infrastruktur

  • Instandhaltung bestehender Hallen / Plätze
  • Reinigungskräfte einweisen / überprüfen
  • Sanierungsarbeiten 

Ausrüstung / Geräte

  • Abfrage / Kontrolle Großgeräte
  • Abfrage / Kontrolle Kleingeräte
  • Ausrüstung bestellen 
  • Material Inventur durchführen

Bauvorhaben oder andere Projekte abwickeln

  • Angebote einholen
  • Anträge stellen
  • Durchführung und Betreuung der Maßnahme 
  • Endabwicklung mit den Zuschussträgern 
  • Revision

Verantwortliche

Angela Verse-Aprile 

(Halleninfrastruktur, Anregung und Abwicklung Bauvorhaben und andere Projekte, Abfrage und Bestellung von Ausrüstung)

Susan Böschen und Helfer*innen 

(Material Inventur, Kontrolle Klein- und Großgeräte)

Sven Hahn (Kleine Reparaturen)

Vorstand (Genehmigung von Bauvorhaben und anderen Projekten)



Soziale und ökologische Verantwortung

Dieser Bereich stellt sicher, dass sozial Benachteiligte adressiert werden und die Teile unseres Ökosystems gehört werden (Tiere & Natur), die ansonsten keine Stimme haben.


Soziale Verantwortung umfasst das ethische Handeln von Einzelpersonen und Organisationen, um das Wohl der Gesellschaft zu fördern. Dabei spielen Themen wie Kinderschutz , Mobbing- und Gewaltprävention, Anti-Diskriminierung und Inklusion eine zentrale Rolle.


Ökologische Verantwortung wird stattdessen darauf abgestellt, die natürlichen Ressourcen zu schonen, die Umwelt zu schützen und den Klimawandel zu bekämpfen. Dazu gehören nachhaltige Produktion, der schonende Umgang mit Energie und der Einsatz erneuerbarer Ressourcen.

Aufgaben


Kinder- und Jugendschutz

  • Sitzungen einberufen und leiten
  • Führungszeugnisse einholen und ablegen
  • Ehrenkodex erstellen
  • Prüfen, ob Ehrenkodexe unterschrieben wurden
  • Sensibilisierungs Workshop mit Trainer*innen
  • Schutzkonzept erstellen
  • Schutzkonzept aktualisieren 
  • Empowerment Maßnahmen Mitglieder
  • Fälle bearbeiten 

Gewaltprävention und Anti-Mobbing


Anti-Diskriminierung


Integration und Inklusion

  • Kooperation mit der Lebenshilfe Verden

Klimaschutz

  • Was tragen wir zum Klimaschutz bei?

Verantwortliche

Sylvia Dymek 

(Ansprechpartnerin Kinder- und Jugenschutzprojekt)

Angela Verse-Aprile

(Begleitung Kinder- und Jugendschutzprojekt, Inklusion mit Kooperation Lebenshilfe Verden)